Huvudsakliga arbetsuppgifter
Office Coordinator ansvarar för att skapa en välfungerande, professionell och trivsam kontorsmiljö genom att koordinera kontorsadministration, ta emot externa besökare samt stötta interna funktioner i det dagliga arbetet. Rollen omfattar koordinering av introduktion för nyanställda, stöd i frågor kopplade till arbetsmiljö, kontorssäkerhet, fastighet och teknik samt administrativt stöd och aktiviteter som stärker intern kultur och varumärke.
I rollen ingår att vara en serviceinriktad och proaktiv kontaktperson för både medarbetare, besökare och leverantörer. Arbetet sker i nära samarbete med Office Manager och kräver förmåga att vara lyhörd, se verksamhetens behov och ta initiativ till det som behöver göras – även utanför det som står beskrivet i arbetsuppgifter och rutiner.
Ansvarsområden
Konkret beskrivning av ansvarsområden
-
Reception och besöksservice
-
Kontorsadministration och resursförvaltning (inkl. nycklar och passerkort)
-
Koordinering av onboardingaktiviteter och administrativ support kopplat till introduktion av nyanställda
-
Praktiskt stöd och koordinering kopplat till kontorssäkerhet, utrymningsrutiner, larmgrupp och arbetsplatsrelaterade frågor
-
Fastighets- och teknikstöd för kontorsdelen (Hard FM) – felanmälan, leverantörskontakter, enklare kontroller och samordning av underhåll
-
Administrativt stöd till interna funktioner såsom ekonomi, inköp, EHS och ledning
-
Branding och aktiviteter som stärker företagets kultur
-
Planera och arrangera event för anställda tillsammans med OM
-
Administrativ koordinering av EHS-relaterade utbildningar, offertförfrågningar, bokningar, kallelser, PR-hantering och diplomatisk administration
Samverkan
Samverkansbehov med följande funktioner
Office-koordinatorn behöver samarbeta nära med interna stödfunktioner såsom ekonomi, inköp, EHS och ledning samt externa leverantörer och servicepartners.
Befogenheter
Konkret beskrivning av befogenheter, t.ex. vad avser beslut eller attest
Befogenhet att fatta praktiska beslut kring kontorsservice, beställningar, felanmälan och enklare administrativa ärenden. Större beslut tas i samråd med Office Manager.
Kvalifikationskrav
Allmänt / Kompetensnivå
-
God samarbetsförmåga och servicekänsla
-
Förmåga att arbeta självständigt och ta initiativ
-
Grundläggande IT-kunskaper och vana vid digitala verktyg
-
Kommunikativ och strukturerad
Språkkrav
-
Svenska i tal och skrift
-
Engelska i tal och skrift
Övrigt
Meriterande
-
Erfarenhet av administrativt arbete och kontorsservice
