Vi söker en strukturerad, serviceinriktad och självgående utbildningsadministratör till grundutbildningen vid Karolinska Institutet (KI). Som utbildningsadministratör har du en central roll vid läkarprogrammet på KI. Du kommer vara placerad på Centrum för psykiatriforskning vid Institutionen för klinisk neurovetenskap där du arbetar tätt tillsammans med lärare, administratörer, studenter och forskare.
I din roll som utbildningsadministratör har du administrativt huvudansvar för delmomentet Beroende inom kursen Klinisk medicin 4: Neuro, sinnen och psyke samt psykiatridelen av kursen Klinisk medicin 9: Klinisk träning inför legitimation inom det sexåriga läkarprogrammet.
I ditt arbete kommer du att bland annat kommunicera med studenter, sköta schemaläggning, lokalbokning, registrering av resultat och uppdateringar i Canvas. Du har kontakt med föreläsare och handledare och planerar tillsammans med dem den verksamhetsförlagda utbildningen (VFU). Du har en central roll i den löpande planeringen, genomförandet och uppföljningen av kursens administrativa processer. Arbetet innebär både återkommande rutiner och självständig problemlösning i en komplex utbildningsmiljö med många kontaktytor. Du är det administrativa stödet för samordnande lärare, examinatorer, kursansvariga och övriga medarbetare kopplade till utbildningen. Uppgifterna varierar över terminen i både innehåll och omfattning.
I ditt arbete kommer även att stötta forskargrupper inom verksamheten med administrativa uppgifter. Utöver detta kommer du att arbeta med vid enheten andra förekommande uppgifter.
För att vara behörig för tjänsten behöver du ha en godkänd gymnasieexamen eller annan examen som arbetsgivaren bedömer likvärdig samt ha aktuell erfarenhet av kvalificerat administrativt arbete. Du ska ha flytande kunskaper i svenska i både tal och skrift samt mycket goda kunskaper i engelska. Vi ser även att du har mycket god datorvana och erfarenhet av Ladok, Canvas eller motsvarande system är meriterande. Både erfarenhet av utbildningsadministration på universitet eller högskola samt erfarenhet av arbete med VFU och/eller verksamhetsintegrerat lärande är meriterande för tjänsten. Du ska även ha erfarenhet av att utveckla administrativa rutiner och intresse av att jobba med förbättring och utveckling av verksamheten.
Vi söker dig som är serviceinriktad med fokus på verksamhetens bästa och som trivs med administrativa uppgifter. Du är strukturerad och har en vana av att hantera flera parallella processer samt en förmåga att arbeta självständigt, vara noggrann och lösningsorienterad. Rollen kräver också ett professionellt bemötande, en god kommunikationsförmåga och förmågan att samarbeta med många olika funktioner. Du behöver kunna prioritera, följa upp och driva administrativa processer framåt. Vi lägger stor vikt vid personlig lämplighet.
En kreativ, internationell och inspirerande miljö fylld av kompetens och nyfikenhet. Karolinska Institutet är ett av världens ledande medicinska universitet. Vår vision är att driva utvecklingen av kunskap om livet och verka för en bättre hälsa för alla. Här bedriver vi framgångsrik medicinsk forskning och har det största utbudet av medicinska utbildningar i Sverige. Som universitet är Karolinska Institutet en statlig myndighet. Det gör att du får goda förmåner genom vårt kollektivavtal. Medarbetare på KI erbjuds också möjlighet till ett flexibelt arbetssätt. Det innebär att om den verksamhet du jobbar i tillåter, så kan du arbeta en del av din arbetstid på distans. Du får även träna fritt i våra moderna friskvårdsanläggningar där utbildad personal finns på plats.
Placering: Norrtull, Stockholm
Läs mer om kursen Klinisk medicin 4: Neuro, sinnen och psyke
Läs mer om kursen Klinisk medicin 9: Klinisk träning inför legitimation
Läs mer om Centrum för psykiatriforskning
KI tillämpar individuell och differentierad lönesättning enligt våra kollektivavtal RALS och RALS-T.
Ansökan ska göras via rekryteringssystemet Varbi. I denna rekrytering söker du med ditt CV utan personligt brev. I ansökningsformuläret kommer du istället att få svara på några frågor om varför du söker jobbet.
Vid tillsvidareanställning tillämpar Karolinska Institutet 6 månaders provanställning.
Anställningsform: tillsvidareanställning | Anställningens omfattning: heltid | Antal lediga befattningar: 1 | Sysselsättningsgrad: 100% | Ort: Stockholm | Län: Stockholms län | Land: Sweden | Referensnummer: STÖD 2-3031/2026 | Kontakt: Dimitrios Andreou , Veigabjörg Björgvinsson 0852483225, | Facklig företrädare: Yongtao Xue-Franzén, OFR/ST , Robert Lindberg, SEKO +46104821803, Per Hydbring, SACO , | Publicerat: 2026-07-06 | Sista ansökningsdag: 2026-08-16
