Om Tjänsten:
Vi växer och vill säkerställa att vår dagliga verksamhet fortsätter fungerar smidigt och effektivt och därför söker vi nu en Office Assistant till vårt kontor i centrala Stockholm. I denna roll blir du en central del av kontoret och en viktig resurs för hela organisationen där du skapar struktur, trivsel och ett professionellt helhetsintryck. Du kommer att arbeta nära både kollegor och ledning och ha en varierad vardag med många kontaktytor där du kombinerar reception, möteskoordinering och administrativt stöd till olika chefer.
Rollen innebär stort eget ansvar och passar dig som trivs med att ha högt tempo och att vara den som får saker att fungera i bakgrunden. Du rapporterar till vår Office Manager och samarbetar tätt med övriga assistenter och interna funktioner och kan hoppa in där det behövs.
Tjänsten är placerad i Stockholm och är en kontorsbaserad heltidsroll. Det här är en perfekt möjlighet för dig som vill utvecklas inom administration, service och chefsstöd.
Dina huvudsakliga ansvarsområden:
- Ge administrativt stöd till team och chefer, inklusive kalender- och möteskoordinering
- Boka och koordinera resor samt hantera tillhörande administration
- Hantera fakturor och enklare ekonomiadministration
- Säkerställa en strukturerad dokumenthantering, inklusive hantering och uppföljning av dokumentsignering
- Ansvara för kontorsdrift, säkerhet, leverantörskontakter och vid behov bidra vid event och interna aktiviteter
- Ansvara för receptionen tillsammans med en kollega och vid behov vara första kontakt för besökare, gäster och leverantörer
- Skapa ett professionellt och välkomnande helhetsintryck av kontoret
- Koordinera och ta emot interna och externa möten och säkerställa att allt kring möten flyter smidigt
Planera och beställa luncher, fika och catering till möten och event
-
Om dig:
- Du är serviceinriktad och har en naturlig förmåga att få andra att känna sig välkomna och omhändertagna
- Du har tidigare erfarenhet av liknande arbete i reception, som konferensvärd eller liknande serviceinriktade roller
- Du tar ansvar för ditt arbete, driver uppgifter självständigt framåt och är proaktiv och ser vad som behöver göras – ofta innan det efterfrågas
- Du är flexibel och prestigelös lagspelare och du trivs i ett högt tempo där du snabbt kan fatta beslut för att arbetet ska flyta på smidigt
- Du trivs i en roll med många kontaktytor och samarbetar smidigt med andra
- Du arbetar strukturerat och har en god förmåga att prioritera i en varierad vardag
- Du är van att arbeta i olika IT-system, har erfarenhet av dokumenthantering och goda kunskaper i Office-paketet
Du kommunicerar professionellt och har mycket goda kunskaper i svenska och engelska, i både tal och skrift, då vi är en internationell arbetsplats
-
Vårt erbjudande:
Vi erbjuder ett brett spektrum av uppskattade förmåner till våra medarbetare. Här är några exempel:
- Vinstdelning
- Arbetstidsförkortning
Friskvårdsbidrag
-
Rekryteringsprocessen:
- Ansök
- Intervjuer – vi träffar dig gärna hos oss på kontoret
- Referenstagning
- Bakgrundskontroll
Signering
-
På grund av semestertider kommer urval och intervjuer påbörjas i mitten av augusti.
Vid frågor om tjänsten, vänligen kontakta ansvarig rekryterare Julia Källmar, [email protected]. Observera att svarstiden kan vara något längre under semesterperioden. Vi återkommer så snart vi har möjlighet.
