Malmö universitet är ett nyskapande, urbant och internationellt lärosäte som tack vare engagerade och erfarna medarbetare bidrar till samhällsutveckling. Hos oss arbetar lärare, forskare och andra medarbetare med olika kompetenser tillsammans för att bedriva utbildning och forskning av hög kvalitet. Alla yrkeskategorier och roller är viktiga. Du är välkommen att söka jobb hos oss!
Här kan du läsa mer om hur det är att arbeta på Malmö universitet: Jobba hos oss
En HR-administratör som trivs med att arbeta verksamhetsnära, är noggrann och har riktigt god förmåga att ge bra och proaktiv service.
I rollen som HR-administratör arbetar du verksamhetsnära och dina huvudsakliga arbetsuppgifter är administration och handläggning av rekryterings- och anställningsärenden. Du ansvarar för att säkerställa att processerna genomförs på ett effektivt och professionellt sätt samt att ärendena hanteras korrekt enligt gällande regelverk och rutiner.
I rollen ingår att:
- administrera och handlägga rekryterings- och anställningsärenden inkluderande internationella rekryteringar
- ge administrativt stöd och vägledning till universitetets chefer och medarbetare i frågor som rör rekrytering, anställning och övriga HR-administrativa processer
- ge administrativt stöd samt handlägga och samordna ärenden gentemot universitetets gemensamma nämnder, främst de nämnder som hanterar lärarförslagsnämnderna och professorsnämnden
- ta fram underlag och skriva protokoll
- ha kontakt med sakkunniga, kandidater och andra interna och externa parter
- hantera beslutsunderlag i nära samarbete med HR-partner och andra kollegor på universitetet
- bevaka tidsbegränsade anställningar
- hantera varsel och beräkna LAS-tid
- ta fram personalrapporter och statistik från våra system
Vi arbetar flexibelt inom avdelningen och även andra administrativa arbetsuppgifter kopplade till HR-avdelningens ansvarsområde kan komma att ingå.
I arbetet använder du flera administrativa system, bland annat rekryteringssystemet ReachMee, lönesystemet Primula och diarieföringssystemet W3D3. Eftersom universitetet har många internationella medarbetare förekommer kommunikation och administration på engelska.
Utifrån din kompetens och verksamhetens behov får du, tillsammans med dina kollegor, möjlighet att bidra till HR-avdelningens utvecklingsarbete genom att förbättra, effektivisera, utveckla och implementera processer, arbetssätt och rutiner.
För denna anställning krävs specifikt:
- Avslutad gymnasial utbildning
- Flera års erfarenhet och mycket god förmåga att arbeta med HR-administrativa arbetsuppgifter eller annan erfarenhet som arbetsgivaren bedömer vara motsvarande inkluderande goda kunskaper om rekrytering
- Mycket god vana att arbeta i olika administrativa system
- Mycket god förmåga att kommunicera och formulera dig, både skriftligt och muntligt, på svenska samt goda kunskaper, både skriftligt och muntligt, i engelska.
Som person är du ansvarsfull, strukturerad, lösningsfokuserad och har mycket god samarbets- och kommunikationsförmåga. Du trivs med att arbeta både självständigt och tillsammans med andra, och du uppskattar en roll som kombinerar administrativa rutinuppgifter med mer komplexa arbetsuppgifter och utvecklingsarbete. För att trivas tillsammans med oss behöver du vara en lagspelare med en drivkraft att utveckla och utvecklas.
Särskilt meriterande för denna anställning:
- Eftergymnasial utbildning inom HR-området
- Erfarenhet av en HR-administrativ roll nom universitet/högskola och/eller statlig/offentlig verksamhet
Hänsyn kommer också att tas till hur den sökande genom sin erfarenhet och kompetens bedöms komplettera och stärka HR-avdelningen. Vi gör en samlad bedömning utifrån behörighetskrav och meriterande kriterier.
Välkommen till Malmö universitet och vår HR-avdelning. Tillsammans är vi en viktig del i stödet till hela universitetets verksamheter, våra chefer och medarbetare i HR-frågor. Vi arbetar verksamhetsnära, våra arbetsplatser finns i trevliga lokaler på bästa platsen i Malmö, med närhet till pendling och centrum. Som medarbetare vid Malmö universitet är du statligt anställd vilket innebär generös semester, goda förmåner och förmånlig tjänstepension. Vårt flextidsavtal ger goda förutsättningar för balans mellan arbete och fritid och vid HR-avdelningen ges, utifrån verksamhetens behov och arbetsuppgifter, möjlighet till distansarbete upp till två dagar i veckan.
HR-avdelningen är en del av det Gemensamma verksamhetsstödet (GV). Avdelningen består av cirka trettio personer som tillsammans ger service, stöd och styrning till verksamhetens chefer och ledning i HR-frågor. Avdelningen är organiserad i två enheter med enhetschefer som rapporterar till HR-chef. Enheten för verksamhetsnära HR-stöd består av HR-administratörer och HR-partners och enheten för universitetsövergripande HR-stöd består av specialistroller och lönefunktion. Denna anställning är placerad i enheten för verksamhetsnära HR-stöd. Avdelningens utvecklingsarbete sker under ledning av enhetscheferna och HR-chef och resurser sätts in utifrån kompetens, intresse samt verksamhetens behov och prioriteringar.
Tf enhetschef för verksamhetsnära HR-stöd Anna Tenggren, [email protected]
HR-administratör Susanne Larsson, [email protected]
Inför rekryteringsarbetet har Malmö universitet tagit ställning till rekryteringskanaler och marknadsföring. Vi undanber oss därför alla erbjudanden om annonserings- och rekryteringshjälp i samband med denna annons.
Du söker anställningen via Malmö universitets rekryteringssystem . Du som sökande ansvarar för att ansökan är komplett i enlighet med instruktioner nedan och att den är universitetet tillhanda senast 2026-08-11. Din ansökan ska skrivas på svenska, engelska eller något av de skandinaviska språken. Du som sökande ansvarar för att din ansökan och dess bilagor översätts.
Ansökan skall innehålla:
- Kortfattad redogörelse på max 1 sida där du beskriver din erfarenhet, bakgrund och kompetens relaterad till den sökta anställningen och hur detta gör dig till den mest lämpliga kandidaten.
- Meritförteckning/CV
Vänligen besvara också de urvalsfrågor du får i samband med att du söker anställningen.
Anställningen omfattar heltid (100 %) och är visstidsanställning (vikariat), till och med 2027-03-31.
Malmö universitet är en arbetsplats och ett lärosäte som strävar efter att ha ett öppet och inkluderande synsätt, där jämställdhet och lika villkor tillför mervärde i vår verksamhet.
Malmö universitet tillämpar individuell lönesättning.
Snarast
Saco-S: [email protected]
SEKO: [email protected]
OFR: [email protected]
Välkommen med din ansökan!
