Eustaff är ett företag som ser styrkan i mångfald och värdet av olika perspektiv. Med verksamhet i flera länder runt om i Europa och världen, har vi lång erfarenhet av att arbeta med och skapa framgångsrika team som drar nytta av sina medarbetares olika kulturer, bakgrunder och kompetenser.
Vi erbjuder möjligheter inom en rad olika branscher och ser till att varje kandidat och kund får den bästa lösningen utifrån sina unika behov. För oss är kvalitet, engagemang och långsiktighet grunden i allt vi gör.
Vill du bli en del av ett internationellt och dynamiskt team där du kan utvecklas och göra skillnad? Välkommen att söka jobb hos oss!
Executive Assistant / VD-assistent till Scandia Pumps AB
Vill du ha en central roll nära företagsledningen i ett framgångsrikt och växande familjeägt bolag?
Vi söker en erfaren, strukturerad och proaktiv Executive Assistant / VD-assistent som vill ta ett stort eget ansvar och fungera som ett kvalificerat stöd till företagsledningen.
Bolaget är ett familjeägt företag som importerar och tillverkar pumpstationer och pumpsystem för grossister, kommuner och industri i hela Norden. Företaget har över 25 anställda, omsätter cirka 125 miljoner kronor och har haft en stark årlig tillväxt.
Tjänsten är ny och har skapats för att stärka organisationen i takt med att verksamheten växer. Rollen passar dig som trivs med att skapa struktur, hålla ihop många parallella frågor och se till att uppgifter faktiskt blir genomförda.
Om rollen
Som Executive Assistant arbetar du nära företagsledningen och får en bred och varierad roll med administrativa, organisatoriska och koordinerande arbetsuppgifter.
En viktig del av tjänsten är att skapa struktur i det dagliga arbetet, prioritera ärenden, förbereda beslutsunderlag och självständigt följa upp frågor inom organisationen.
Det här är därför mer än en traditionell assistentroll. Vi söker dig som tar ägarskap över dina arbetsuppgifter, ligger steget före och ser till att ärenden drivs från start till mål.
Exempel på arbetsuppgifter
Hantera och prioritera e-post, korrespondens och kalender.
Planera och koordinera möten, bokningar och andra aktiviteter.
Förbereda dagordningar, mötesmaterial och beslutsunderlag.
Skriva och sammanställa e-post, brev, rapporter och andra dokument.
Dokumentera och följa upp beslut, aktiviteter och deadlines.
Följa upp frågor med chefer, medarbetare, kunder, leverantörer och andra externa parter.
Sammanställa information och underlag inför ledningens beslut.
Stödja HR-administration, rekrytering och personalrelaterad dokumentation.
Bistå med företagspolicyer, internkommunikation och ledningsdokumentation.
Organisera affärsresor, hotell, möten, mässor och andra arrangemang.
Ta fram presentationer, kalkylblad och rapporter.
Genomföra research och informationsinsamling i affärsrelaterade frågor.
Hantera kontakter med försäkringsbolag och eventuella skadeärenden.
Stödja vissa marknadsföringsaktiviteter, exempelvis innehåll för LinkedIn.
Hantera konfidentiell företags- och personalinformation med högsta diskretion.
Vem söker vi?
Vi söker framför allt en person som är strukturerad, ansvarstagande och initiativrik. Du är bekväm med att arbeta självständigt och har förmågan att prioritera när många saker händer samtidigt.
Vi ser gärna att du:
Har erfarenhet som Executive Assistant, VD-assistent, ledningsassistent, Personal Assistant eller från en liknande kvalificerad administrativ roll.
Har mycket god organisationsförmåga och kan hålla överblick över flera parallella aktiviteter.
Är proaktiv och tar egna initiativ.
Tar ansvar för uppgifter och följer dem hela vägen till avslut.
Har gott omdöme och kan avgöra vilka frågor som behöver lyftas till ledningen och vilka du själv kan driva vidare.
Är trygg i kontakten med kollegor, kunder, leverantörer och andra externa parter.
Kommunicerar professionellt och tydligt, både muntligt och skriftligt.
Har goda kunskaper i Microsoft Outlook, Word, Excel, PowerPoint och Teams.
Är van vid att hantera känslig och konfidentiell information.
Behåller struktur och lugn även när prioriteringar snabbt förändras.
Goda kunskaper i både svenska och engelska är viktiga för tjänsten.
Vi söker dig som får saker att hända
För att lyckas i rollen behöver du vara mer än administrativt skicklig. Du behöver tycka om att ta ansvar, följa upp och driva frågor framåt.
När något saknas väntar du inte bara på nästa instruktion. Du tar kontakt med rätt person, samlar in informationen som behövs, förbereder ärendet och ser till att frågan kommer vidare.
Med tiden kommer du att bygga upp en djup förståelse för verksamheten och bli en viktig del av det dagliga arbetet kring företagsledningen.
Vi erbjuder
För rätt person erbjuder tjänsten en möjlighet att få en central och betydelsefull roll i ett framgångsrikt och växande familjeägt företag.
Du får en varierad arbetsdag, stort eget ansvar och möjlighet att arbeta nära både ledningen och flera delar av verksamheten.
