OpenSky Data Systems söker en erfaren och välorganiserad kontorsadministratör för att stödja den dagliga driften av vårt kontor på deltid. Rollen rapporterar till personal- och kulturchefen och spelar en viktig roll i att säkerställa smidiga administrativa och HR-processer i hela organisationen.
Den framgångsrika kandidaten kommer att vara en självgående person som kan arbeta självständigt, ta ansvar för uppgifter och proaktivt identifiera förbättringar, samtidigt som han/hon arbetar nära personal- och kulturchefens ledning. Denna roll kräver en professionell, lösningsfokuserad person som visar gott omdöme, diskretion och förmåga att balansera initiativförmåga med att följa företagets processer.
Den ideala kandidaten har minst 3 års erfarenhet av att arbeta som kontorsadministratör i en professionell miljö.
Huvudansvar
Stödja den dagliga driften av kontoret, ge administrativt stöd, inklusive hantering av korrespondens, dokumentförberedelse och uppföljning av åtgärdspunkter.
Koordinera scheman och organisera möteslogistik, inklusive rumsbokningar, kalenderinbjudningar och dokumentation.
Ordna rese- och hotellbokningar efter behov.
Upprätthålla organiserade och korrekta arkiveringssystem.
Organisera och ansvara för personalevenemang i både Polen och Irland, med kreativa idéer för att öka engagemanget.
Fungera som en professionell representant för organisationen vid interaktion med anställda, besökare etc.
Underhålla underhåll av kontor och förnödenheter.
Utöva diskretion och sekretess vid hantering av känslig information.
Säkerställa efterlevnad av företagets policyer, H&S-föreskrifter och kvalitetsstandarder.
Proaktivt identifiera möjligheter att förbättra administrativa processer och kontorseffektivitet.
Upprätthålla en välkomnande och välorganiserad arbetsmiljö.
Underhålla och uppdatera HR-systemet och personalregister, och säkerställa datanoggrannhet och sekretess för både det irländska och polska kontoret.
Säkerställa att personalens Microsoft-certifieringar förnyas eller att prov för nya certifieringar schemaläggs vid behov.
Granska och förbereda dokumentation för visumansökningar.
Stödja samordningen av utbildningsaktiviteter.
Utarbeta och sprida intern kommunikation – säkerställa höga standarder för noggrannhet, presentation och ton.
Första kontaktpunkt för allmänna medarbetarfrågor, eskalera till People & Culture Manager vid behov.
Assistans i rekryterings- och onboardingprocesser.
För dagliga register för att säkerställa korrekt datainmatning för löneuppdateringar vid månadsslut.
Självständigt koordinera och hantera schemaläggning av prestationsbedömningar, säkerställa att all dokumentation förbereds korrekt, samtidigt som du arbetar i linje med de riktlinjer och tidslinjer som fastställts av personal- och kulturchefen.
Utarbeta medarbetarbrev och allmän HR-korrespondens.
Ge administrativt stöd inom viktiga HR-processer efter behov.
Erfarenhet och kvalifikationer
Minst 3 års erfarenhet som kontorsadministratör i en professionell miljö.
Måste ha ett EU-pass och vara verksam inom Irland.
Stark kunskap om Microsoft Office (särskilt Outlook, Word och Excel).
Utmärkt kommunikations- och intressenthanteringsförmåga.
Hög nivå av professionalism, diskretion och personlig integritet.
Stark noggrannhet och engagemang för dokumentationsnoggrannhet.
Proaktiv och lösningsorienterad inställning.
Kunskap om HR-processer och/eller arbetsrätt är en fördel men inte ett krav.
Kunskap om polsk arbetsrätt är en fördel men inte ett krav.
Vad vi erbjuder
Stegvisa ökningar av semestern.
Medarbetarstödsprogram (EAP).
Kontinuerlig professionell utveckling.
Utbildningsstödsprogram.
Lön: 26 161,37kr - 30 925,56kr per månad
Arbetsort: Resande
