Du kommer att arbeta nära Swedfunds två största enheter – Investeringsorganisationen och ESG/Impact. Här kommer du att vara ett administrativt stöd till ledningsgrupp/chefer där du i huvudsak kommer stötta två personer. Dina dagar kommer att variera och vanligt förekommande arbetsuppgifter kommer att vara:
- Hantera intern och extern mötes- och evenemangsadministration med inbjudningar (boka möten, mötesrum och/eller externa lokaler), logistik, anteckningar och material – delta i interna möten varje vecka
- Skapa, uppdatera och stötta med interna och externa presentationer, mallar och dokument, främst i Word och och PowerPoint
- Arbeta med Microsoft Teams, exempelvis informationsutskick, mappstruktur och dokumenthantering
- Boka flygbiljetter och hotellreservationer, ordna visumansökningar samt reseräkningar
- Administrera möten med investeringskommittén
- Ansvara för investeringschefens kalender
- Ansvara för resebokning och koordinering för teamen som helhet inkl. administration kopplat till resesäkerhet
- Från tid till annan projektleda interna och externa projekt
- Olika ad-hoc uppgifter för direktörer och chefer
Vi söker dig som har erfarenhet av en administrativ roll och som trivs med att arbeta i en supporterande, koordinerande roll. Vi ser gärna att du har erfarenhet av att stötta flera personer och att du har någon form av eftergymnasial utbildning.
För att trivas i rollen, och passa in hos Swedfund, ser vi att du är prestigelös, kan arbeta självständigt och besitter förmågan att vara strukturerad och proaktiv även i en snabbrörlig miljö. Du är serviceinriktad, orädd, har ett lösningsorienterat sätt och ett professionellt bemötande i alla lägen och du är en god kommunikatör och ambassadör både externt och internt.
I rollen som administrativ koordinator är det ofta många parallella uppgifter som pågår och därav är det viktigt att du kan prioritera och snabbt ställa om ditt fokus. Du har mycket goda kunskaper i Officepaketet, främst Teams, Outlook, Excel, Word och Powerpoint. Du är även flytande i engelska i både tal och skrift. Kan du även franska så är det ett stort plus.
I den här rekryteringen samarbetar Swedfund med OnePartnerGroup Stockholm. Tjänsten är på heltid med start enligt överenskommelse och du kommer att ha din arbetsplats på Swedfunds kontor på Drottninggatan 92–94.
Har du frågor om tjänsten eller undrar hur processen ser ut framöver är du välkommen att kontakta ansvariga rekryteringskonsulter Christina Stenbeck på [email protected] eller
Emelina Sjösten på [email protected]
Vänta inte med att skicka in din ansökan då vi går igenom ansökningarna löpande och tjänsten kan komma att tillsättas före sista ansökningsdatum. Vi tar inte emot ansökningarna via mail. Om du går vidare i processen kommer du att få genomföra två arbetspsykologiska tester för att vi ska kunna göra den bästa matchningen av kandidater.
