Nu söker vi en erfaren Konferenskoordinator till vårt team!
Vill du bli ansiktet utåt för våra konferensgäster och skapa minnesvärda möten varje dag? Vi söker dig som är social, teknikkunnig och älskar att leverera service i toppklass. Rollen är administrativ och serviceinriktad.
Som Konferenskoordinator hos oss är du en central del av konferensupplevelsen och arbetar både med koordinering och värdskap. Du välkomnar våra konferensgäster i konferensreceptionen, ansvarar för den tekniska uppstarten av möten och finns till hands under dagen för att säkerställa att allt flyter på smidigt. Samtidigt ansvarar du för koordineringen före och efter konferensen, där du följer upp med kunden, kvalitetssäkrar bokningar och menyer, hanterar rumslistor och säkerställer att all information är korrekt registrerad i våra system. Du arbetar nära både gäster och kollegor och är den viktiga länken mellan planering och genomförande.
Vi söker dig som:
Har en hög social kompetens, är lyhörd och är en duktig kommunikatör
Är tekniskt kunnig och trygg med att hantera AV-utrustning (mikrofoner, presentations utrustning, HDMI, olika typer av datorer etc.)
Är lösningsorienterad, noggrann och gillar att ta ansvar
Är flexibel, självgående och har ett öga för detaljer
Har tidigare erfarenhet från konferens och event
Kommunicerar professionellt och obehindrat på svenska och engelska både i tal och skrift
Har goda kunskaper i Opera PMS samt S&C är meriterande
Har ett stort hjärta för personlig service och förståelse för att kunden vill bli sedd och uppmärksammad för de behov de har just idag
I rollen ingår bland annat att:
Koordinera konferenser och grupper tillsammans med kunden inför ankomst
Ansvara och hålla i interna veckomöten för att koordinera nästkommande veckas konferenser med berörda avdelningar
Förbereda och tekniskt starta upp konferenser
Välkomna grupper och säkerställa ett professionellt första intryck
Vara kontaktperson för gäster under pågående konferenser och lösa frågor som uppstår
Samarbeta tätt med sälj, reception, kök och övriga avdelningar
Följa upp med kunden efter avslutad konferens
Arbetstiderna är primärt dagtid på vardagar, men kvällar och helger förekommer. Tjänsten är en tillsvidareanställning på 100% med 6 månaders provanställning.
